我們現在的狀況可如下圖表示：

上圖只有從上至下的單向傳遞，缺少了必要的反饋線路。建議在進度跟蹤方面采用 匯報反饋 的機制，如下圖所示：

采用改進后的工作進展匯報機制，不僅可以調動下級的積極主動性和增強他們的責任感，而且可以讓上級將更多的精力花費在更有價值的事情上。工作匯報機制要注意以下兩點：
（1） 積極主動地向上級匯報最新的工作進展情況。
（2） 如果任務將延期，下級應盡可能地提前將情況告訴上級（如至少提前一天），以便上級能及時調整方案。
（3） 工作中出現任何意外情況，應第一時間上報給上級。

這三點應成為所有員工在工作中的的習慣。如有違背上述事項的情況發生，將對責任人采取相應的 嚴肅處理 。
除上述注意事項外，在具體實施過程中，可配合采用如下方案：
（1） 每周六下午 5 點（我們是每周工作六天），召集各項目負責人、組長總結本周的工作，并一起制定下周工作內容的重點，制定周計劃。會議最長時間為 40 分鐘。
（2） 每周一上午 9 點半召開周會，全體職員參加，總結上周的工作情況，并讓大家了解本周的工作重點。會議最長時間為 30 分鐘。會議結束后，各項目負責人、組長在組內討論本組各成員在本周的主要工作內容，并制定每個組員的周計劃。
（3） 每周一、二、三、四、五，下午 5 點 30 分，各項目負責人、組長參加 匯報會議 ，匯報本小組的工作進展情況，并討論安排第二天的工作任務。會議最長時間為 20 分鐘。

ps:

走向管理：建立工作匯報機制